Por lo general, muchas impresoras requieren un servidor de impresión aparte que proporcione conectividad de red, dado que no poseen interfaces de red incorporadas. Los servidores de impresión por hardware no son PC, sino dispositivos con una tarjeta de red y una memoria. Se conectan a la red y a las impresoras para permitir que estas últimas se compartan a través de la red.
Una PC también se puede utilizar como servidor de impresión. La mayoría de los sistemas operativos de las computadoras personales cuentan con la capacidad incorporada de compartir una impresora.
Los servidores de impresión permiten que varios usuarios de PC accedan a una única impresora. Los servidores de impresión tienen tres funciones:
- Proporcionar a los clientes acceso a los recursos de impresión.
- Administrar trabajos de impresión almacenándolos en una cola hasta que el dispositivo de impresión esté listo para procesarlos y luego alimentar la impresora con la información, o dejar los trabajos en la cola de impresión.
- Proporcionar sugerencias a los usuarios.