Como técnico, usted es una persona muy ocupada. Es importante, para su propio bienestar, que utilice técnicas de administración del tiempo y manejo del estrés.
Ergonomía de la estación de trabajo
La ergonomía del área de trabajo puede facilitar o dificultar el trabajo. Debido a que pasa la mayor parte del día en la estación de trabajo, asegúrese de que la disposición del escritorio sea adecuada. Coloque los auriculares y el teléfono en una posición que le permita alcanzarlos y utilizarlos fácilmente. Coloque la silla a una altura que le sea cómoda. Coloque el monitor de la PC en un ángulo que le sea cómodo para evitar tener que inclinar la cabeza hacia arriba o hacia abajo para poder ver. Asegúrese de que el teclado y el mouse también estén en una posición que le quede cómoda. No debe doblar las muñecas para escribir. Si es posible, trate de minimizar las distracciones externas, como el ruido.
Administración del tiempo
Es importante que priorice las actividades. Asegúrese de seguir detenidamente la política empresarial de la compañía. Es posible que la política de la compañía determine que se deben contestar primero las llamadas por “falla generalizada”, aunque pueden ser más difíciles de resolver. En general, una llamada por falla generalizada significa que un servidor no funciona y que toda la oficina o compañía está esperando que se resuelva el problema para reanudar las operaciones.
Si debe devolverle la llamada a un cliente, asegúrese de hacerlo tan cerca de la hora de devolución de la llamada como sea posible. Haga una lista de los clientes a los que hay que devolverles la llamada y táchelos de a uno a medida que las realiza. De esta manera, se asegura de que no se olvidará de ningún cliente.
Cuando trabaje con varios clientes, no les proporcione un servicio mejor o más rápido a sus clientes preferidos. Cuando revise los marcadores de llamadas, no tome solo las llamadas de clientes fáciles. Consulte la Figura 1 para ver el ejemplo de un marcador de llamadas de clientes. No conteste las llamadas de otro técnico, a menos que se le haya concedido el permiso para hacerlo.
Manejo del estrés
Tómese un momento para tranquilizarse entre las llamadas de clientes. Cada llamada debe ser independiente de las otras. Nunca traslade la frustración de una llamada a la siguiente.
Es posible que deba hacer actividad física para aliviar el estrés. De vez en cuando, levántese y camine un poco. Realice algunos movimientos simples para estirarse o apriete una pelota antiestrés. Si puede, tómese un descanso e intente relajarse. Así estará preparado para contestar eficazmente la llamada del próximo cliente. En la Figura 2, se enumeran algunas formas de relajarse.